Praxistip: Elementarfehler bei der Kostenrechnung vermeiden

Viele Leute stellen Kostenrechnungssysteme auf, und plagen sich mit Rechenverfahren, ohne zuvor die Kostenartenrechnung richtig definiert zu haben. Solche Fehler werden durch Alltagsirrtümer begünstigt, zum Beispiel durch die Verwechslung von Kosten und Zahlungen: die meisten Kostenarten sind eben gerade nicht zahlungsgleich. Auch Rechtsvorschriften führen zu Irrtümern: Anschaffungskosten sind beispielsweise ebenfalls keine Kosten. Wer aber solche Elementarfehler macht, kriegt niemals aussagekräftige Ergebnisse. Dann kann man sich die Kostenrechnung gleich ganz sparen.

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Die Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung ist der erste Schritt jeder kostenrechnerischen Auswertung. Kosten müssen hier von Aufwendungen, Ausgaben und Auszahlungen abgegrenzt werden, und Leistungen von Erträgen, Einnahmen und Einzahlungen. Einige Praxisbeispiele zeigen die häufigsten Probleme.

Checkliste: Kostenarten

Einkäufe von Waren oder Material sind niemals Kosten. Erst durch die Entnahme von Waren oder Material entstehen Kosten, nicht schon durch deren Kauf. Die Verwechslung von Kauf und Kosten ist besonders häufig und wird durch den irreführenden Begriff der "Anschaffungskosten" noch begünstigt.

Schuldzinsen sind absolut niemals Kosten. An ihre Stelle treten die kalkulatorischen Zinsen, bei deren Berechnung Fehler ebenfalls sehr häufig sind.

Steuerliche Abschreibungen sind ebenfalls keine Kostenarten. An ihre Stelle treten kalkulatorische Abschreibungen. Beides ist voneinander vollkommen unabhängig. Auch die handelsrechtliche Abschreibung hat übrigens in der Kostenrechnung nichts zu suchen!

Leasingverträge müssen darauf geprüft werden, ob sie Operate- oder Finance-Leasing-Verträge sind (Beispiel). Operate-Leasing wird wie Miete behandelt. Die Raten sind Kosten. Häufiger aber sind Finanzierungsleasingverträge. Hier bestehen die Raten aus Zinsaufwendungen und Tilgungen, sind also keine Kosten. Stattdessen müssen aber kalkulatorische Zinsen und Abschreibungen für die Leasingsache berechnet werden.

Güter bis 150 Euro unterliegen der Verbrauchsfiktion, wenn sie selbstgenutzt werden sollen (also keine Waren sind). Hier können Einkäufe und Kosten vereinfachend gleichgesetzt werden. Gegenstände über 150 bis 1.000 Euro, die in die Pool-Abschreibung gehören, müssen wiederum mit einer separaten Zins- und Abschreibungsrechnung in die Kostenrechnung eingebracht werden. Ihr Einkauf ist natürlich keine Kostenart mehr.

Verluste z.B. durch Schäden, Diebstahl oder dergleichen gehören niemals in die Kostenarten. Das sind neutrale Aufwendungen. Stattdessen sind aber kalkulatorische Wagnisse zu erfassen.

Miete wird in der Kostenrechnung auch bei der Nutzung eigener Räumlichkeiten berechnet. Man spricht dann von kalkulatorischen Mieten. Ebenso müssen die Führungskräfte von Personengesellschaften auch dann eine Lohnkostengröße für sich selbst als Kostenart ansetzen, wenn sie kein Geld entnommen haben (z.B. weil keines vorhanden war). Die Kostenrechnung bewertet den Faktoreinsatz und nicht die Ein- und Auszahlungen!

Vorsicht, Falle!

Die häufigsten Fehler, die man bei der Aufstellung einer Kostenartenliste niemals begehen darf, sind begriffliche Verwechslungen. Das betrifft Zahlungen und das Steuerrecht. Wenn Geld ein- oder ausgezahlt wird, dann ist das alleine keine Kostenart. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist keine Ein- und Auszahlungsrechnung. Wer die machen will, muß einen Finanzplan aufstellen (Beispiel für Excel®), und nicht eine Kostenrechnung.

Ein anderes (aber ähnliches) Problem sind steuerliche Begriffe, die nicht mit kostenrechnerischen Grundlagen vermischt werden dürfen. Kleine Betriebe machen meist nur eine steuerliche Betriebsausgaben-Rechnung. Die ist aber keine Kostenartenrechnung, auch dann nicht, wenn das Steuerrecht dauernd von Kosten spricht. Ich weiß, das ist verwirrend, aber es ist nun mal so.

Auf solchen begrifflichen Grundlagen zu bestehen, ist daher nicht oberlehrerhaft, sondern absolut notwendig. Das gilt für die stets definitionslastigen Klausur- und Prüfungsveranstaltungen der diversen Kammern, Universitäten und Fachhochschulen ebenso wie für die Realität, denn wer keine brauchbaren Ausgangsdaten hat, kriegt niemals richtige Ergebnisse. Ohne ein Fundament kann man kein Haus bauen. Kein Kostenrechner kommt also daran vorbei, sich mit diesen begrifflichen Feinheiten vertieft herumzuschlagen.

Links zum Thema: Buchungen der Warenkonten: wie man es nicht machen sollte | Irrungen und Wirrungen der Kostenrechnung: warum Bankzinsen keine Kosten sind | Kostenrechnung: Die häufigsten Fehler bei der Berechnung der kalkulatorischen Zinskosten | Kostenrechnung: Rechenmethoden und Rechenfehler bei der kalkulatorischen Abschreibung | Elementare Methodenlehre der Abschreibung des Anlagevermögens | Klausuren-Knallkörper: Wie war das noch gleich mit dem Leasing-Erlaß? | Neuregelung der geringwertigen Wirtschaftsgüter: noch immer problematisch! | Internes Rechnungswesen: Grundgedanken zur Risikodarstellung, oder der Unfug mit »Wagnis und Gewinn« | Lehrmaterial zur Finanzplanung | Finanzplan für Excel® | Leitfaden für die Einrichtung von Maschinenkostenrechnungen (interne Links)

Literatur: Zingel, Harry, "Kosten- und Leistungsrechnung", Weinheim 2008, ISBN 978-3-527-50388-9, Amazon.de | BOL | Buch.de. Auf der BWL-CD ohne Mehrkosten enthalten.

Hinweise auf relevante Inhalte der BWL CD: [Lexikon]: "Aufwand", "Ausgabe", "Auszahlung", "Kosten", "Kostenarten", "Kostenartenrechnung", "Kalkulatorische Kosten". [Manuskripte]: "KLR Grundbegriffe.pdf", "Kostenarten Skript.pdf", "Lehrbuch der KLR.pdf".
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