Grundlagen im Rechnungswesen: Zahlungsbedingungen und Buchungsmethoden

Kaufmännische Aus- und Fortbildungsteilnehmer müssen sich oft mit Buchungsübungen aller Art herumschlagen. Das ist sinnvoll, denn nur wer die zugrundeliegenden Definitionen in- und auswendig kennt und bis zum Erbrechen übt, kann sie später auch in anderen Situationen richtig anwenden. Leider scheitern viele Prüfungsteilnehmer aber schon an Banalitäten, zum Beispiel an der Ausdrucksweise der Aufgabenersteller. Bevor man also an das Bilden von Buchungssätzen geht, sollte man sich daher mit der Sprache der Aufgabenautoren vertraut machen.

Viele Übungsaufgaben beginnen mit einer Fallschilderung. Anstatt Beispielbelege zu erstellen, wie wir es hier demonstrieren, wird ein Musterfall oft nur verbal dargestellt. Das läßt Spielraum für Interpretationen und Verständnisschwierigkeiten, die oft zu falschen Aufgabenlösungen und schlechten Klausurergebnissen beitragen. Eine besondere Schwierigkeit sind dabei Zahlungsbedingungen, die der Prüfungsteilnehmer kennen muß. Wir fassen die wichtigsten Termini zusammen.

Besonders wichtig ist hierbei zu verstehen, daß der Zeitpunkt der Lieferung und der Zeitpunkt der Zahlung aus dem Aufgabentext erkannt werden müssen, denn daraus ergibt sich die richtige Buchungsmethode. Wer hier die Aufgabe nicht oder falsch versteht, kommt nicht auf die richtige Lösung. Man visualisiert sich das also am besten erstmal in einer kleinen Skizze:

Lieferzeitpunkt

Zahlung vor Lieferung

Zahlung bei Lieferung

Zahlung nach Lieferung

Der Aufgabentext deutet den jeweiligen Zahlungszeitpunkt in der Regel durch eine der bekannten Zahlungsbedingungen an. Diese werden oft beim Prüfungsteilnehmer als bekannt vorausgesetzt:

Zahlungsbedingungen für Zahlung bei der Lieferung

Dies ist der anschaulichste Fall: der Warenkäufer und Geldschuldner bezahlt sogleich bei Erhalt der Lieferung. Es entstehen also keine Forderungen oder Verbindlichkeiten, sondern sogleich beim Geldschuldner Auszahlungen und beim Geldgläubiger (und Warenlieferer) Einzahlungen. Die häufigsten Zahlungsbedingungen hierfür sind "gegen bar", "gegen Kasse", "netto Kasse", "gegen Nachnahme", "bei Lieferung", "sofortige Kasse", "Cash on Delivery", "COD" oder im Außenhandel auch Dokumenteninkasso ("Documents against payment", "d/p"). Buchungstechnisch bedeutet dies, daß das Konto "Kasse" sowohl beim Lieferer als auch beim Abnehmer zu buchen ist. Der Prüfungsteilnehmer muß also die Information, auf das Konto "Kasse" zu buchen, aus der Zahlungsbedingung in der Fallschilderung entnehmen.

Zahlungsbedingungen für Zahlung nach der Lieferung

Häufig wird auch erst geliefert und dann bezahlt. Die Zahlung folgt also erst später. Dies wird ausgedrückt durch die folgenden Zahlungsbedingungen, die jeweils in einer Fallschilderung (oder, in der Realität, in einem Vertragstext) vorkommen können:

• "auf Abzahlung", "Zahlbar in ... Monatsraten"
• "auf Ziel", "Ziel: ... Tage", "Zahlbar binnen ..."
• "Zahlung binnen 1 Woche mit 3% Skonto, sonst 30 Tage netto Kasse"
• "Zahlungsziel in 2 Monaten und 3 Monate Valuta" (=Wertstellung) = 5 Monate tatsächliches Zahlungsziel
• "Ziel 3 Monate gegen Wechsel"
• "gegen Dreimonatsakzept", "gegen Bankakzept"

Der Warenlieferer und Geldgläubiger muß hier das Aktivkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" und der Warenabnehmer und Geldschuldner das Passivkonto "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" buchen. Im Moment der Lieferung entsteht also eine erst später ausgeglichene Zahlungsverpflichtung. Der Hinweis auf ein Skonto ist zugleich das Indiz, daß der Aufgabenersteller nach einer der berüchtigten Skontobuchungen fragen wird. In den letzten beiden fällen muß zudem eine Wechselbuchung gemacht werden. Das ist heute zwar kaum noch üblich, gleichwohl aber in Übungs- und Prüfungsfragen verbreitet.

Zahlungsbedingungen für Zahlung vor der Lieferung

Das ist der schwierigste Fall, bei dem die meisten Fehler entstehen. Es wird erst gezahlt, und dann geliefert. Das ist beiweitem keine Seltenheit: bei Sonderanfertigungen, kundenspezifischen Bestellungen, großem Auftragsvolumen und in vielen anderen Fällen wird eine echte Vorauszahlung verlangt – und nicht zuletzt bei einem weithin bekannten Internet-Auktionshaus ist Vorauszahlung absolut üblich. Die wichtigsten Zahlungsbedingungen hierfür sind:

• "Zahlung im voraus", "Vorauszahlung"
• "Zahlung bei Bestellung", "Vorauszahlung bei Bestellung"
• "Anzahlung", d.h., Vorauszahlung eines Teiles des Kaufpreises bei Bestellung, Rest zumeist bei oder nach der Lieferung
• "netto Kasse gegen Rechnung [Faktura]": Die versandbereite Ware wird erst nach Eingang der Zahlung abgeschickt.

Hier muß man verstehen, daß aufgrund der kaufmännischen Vorsicht (§252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) der Geldschuldner eine Forderung im Aktivkonto "Geleistete Anzahlungen" bucht, und der Geldgläubiger eine Verbindlichkeit im Passivkonto "Erhaltene Anzahlungen", denn falls es dann aus irgendwelchen Gründen doch nicht zur Lieferung der bestellten Ware kommt, muß die vorausgezahlte Geldsumme zurückgeleistet werden. Erst bei erfolgreicher Lieferung der Kaufsache werden die erhaltenen Anzahlungen beim Warenlieferer und die geleisteten Anzahlungen beim Warenempfänger ausgebucht.

Richtiger Verständnis der Aufgabe ist unerläßlich

Die Methodik der Erstellung von Buchungssätzen zu beherrschen, ist eine unerläßliche Grundkompetenz. Dies ist in dem Skript über die Grundlagen der Buchführung im einzelnen demonstriert. Ein korrektes Verständnis der Terminologie im Rechnungswesen ist aber ebenso wichtig, denn wer den Fall nicht versteht, kann nicht richtig buchen. Sich mit solchen Ausdrucksweisen vertraut zu machen, ist also eine absolut notwendige Prüfungsvorbereitung. Wir empfehlen dann auch einen Blick in das Skript über die wichtigsten Geschäftsbuchungen, denn dort werden die häufigsten Buchungsprozeduren demonstriert.

Links zum Thema: Kleine Buchungstypologie | Die gefürchteten Skontobuchungen: so geht's ganz einfach! | Grundlagen der Buchführung | Die wichtigsten Geschäftsbuchungen (interne Links)

Hinweise auf relevante Inhalte der BWL CD: [Lexikon]: "Buchungsregeln", "Zahlungsbedingungen". [Manuskripte]: "Buchführung Abschlüsse.pdf", "Buchführung Geschäftsbuchungen Skript.pdf", "Buchführung Grundlagen Skript.pdf", "Einführung in das REWE.pdf", "IAS.pdf".
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