Kleiner Ratgeber für steuerliche Außenprüfungen

Vor wenigen Tagen berichteten wir über die durch das Steueränderungsgesetz 2003 ab 2004 in Kraft tretenden Verschärfungen des Steuerrechts. Hier folgt nun ein kleiner Ratgeber zu den wichtigsten Anlässen und elementaren Verhaltensregeln bei steuerlichen Außenprüfungen. Mehr Details finden Sie im Lexikon für Rechnungswesen und Controlling auf der BWL CD (vgl. unten).

Außenprüfung ist jede Prüfungshandlung der Finanzbehörden außerhalb der Räumlichkeiten der Finanzämter, d.h., regelmäßig in den Räumen des Steuerpflichtigen. Sie ist nur zulässig bei Steuerpflichtigen, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb, selbständiger Arbeit oder Land- und Forstwirtschaft haben (§193 AO), was natürlich heißt, daß Arbeitnehmer mit dieser Unannehmlichkeit nicht rechnen müssen. Allgemeine Regelungsquelle sind die §§193-207 Abgabenordnung (AO).

Die Häufigkeit und intensität der Außenprüfungen ist in der Praxis sehr ungleichmäßig verteilt, obwohl die Gesetze doch für alle in gleicher Weise angewandt werden sollten: Großbetriebe haben häufig, i.d.R. jährlich mit Prüfungsmaßnahmen zu tun, die über die ohnehin erforderliche Abschlußprüfung hinausgehen, während Freiberufler und Kleingewerbetreibende kaum mit Außenprüfungen rechnen müssen. Es wird aber damit gerechnet, daß durch die neuen Angabepflichten auf Rechnungen und im Zusammenhang mit den neuen Personenkennziffern, die beide ab 2004 eingeführt werden, vermehrt Außenprüfungen durchgeführt werden, die schon damit etwas zu tun haben, daß Steuerpflichtige aus Unkenntnis die ab 2004 erforderlichen neuen Angaben unterlassen. Hier sind besonders solche Steuerpflichtige verwundbar, die nicht buchführungspflichtig sind und daher ihre Rechnungen auch nicht mit einer Buchführungssoftware erstellen.

Insgesamt haben sich bisher bestimmte Anlässe als besonders "prüfungsanfällig" erweisen:

• Mehrergebnisse bei einer vorher bereits durchgeführten Außenprüfung,
• Umsatz/Gewinn-Verhältnis liegt deutlich unter dem Branchendurchschnitt,
• hohe Gewinne oder Entnahmen verbunden mit niedrigen Zinseinkünften,
• geringe Entnahmen bei hohen Privatausgaben oder aufwendigem Lebensstil des Steuerpflichtigen,
• Kontrollmitteilungen anderer Finanzbehörden,
• größere Abweichungen zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung, z.B. aufgrund von Buchführungsmängeln,
• Abfindungen, Einmalzahlungen oder Zuschüsse aller Art,
• Vermutung fingierter Vorgänge (etwa Scheinfirmen, Scheingeschäfte oder Vorgänge ohne Rechnung),
• branchenuntypische Geschäfte, insbesondere Nebengeschäfte aller Art,
• Geldschenkungen, Übertragungen von Bankguthaben oder Wertpapieren, insbesondere Zahlungen von Schmiergeld,
• Zusammentreffen von Anstellungs- und Beratervertrag.

• vollständige Erfassung aller Betriebseinnahmen,
• Prüfung von Vermögenszuwächsen,
• Abgrenzung Betriebsvermögen/Privatvermögen, Betriebseinnahmen/Einlagen, Betriebsausgaben/Entnahmen, „Liebhabereien“,
• Verträge mit Familienangehörigen,
• Auslandsbeziehungen,
• Investitionszulagen und Sonderabschreibungen,
• Gesellschaftsverhältnisse (z.B. Ernsthaftigkeit, Familiengesellschaften, Betriebsaufspaltung, Wechsel der Unternehmensform, Verträge mit Gesellschaftern)
• Betriebserwerb, -umwandlung, -verpachtung, -aufgabe, -veräußerung,
• Grundstückskäufe und -verkäufe sowie Nutzungsänderungen,
• Finanzanlagen, Beteiligungen, Wertpapiere,
• Umsatzsteuerfragen,
• Wertberichtigungen, speziell Einzelwertberichtigungen.

Falls die Herren mit dem Klappfix, die sich bei Erscheinen unverzüglich auszuweisen haben, bei Ihnen klingeln, haben sich bestimmte Verhaltensmaßregeln bewährt:

• Kooperationsbereitschaft: Es hat sich schon oft bewährt, kooperativ zu sein, d.h., dem Prüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und alle Belege unverzüglich vorzulegen. Bei einer Außenprüfung kommt es auch auf die Atmosphäre an!
• Aufbewahrung: Es besteht keine Aufbewahrungspflicht für Belege über Privateinnahmen und Werbungskosten. Das gilt auch für Bankbelege. Verlangt der Prüfer die Vorlage solcher Unterlagen, sollte man unverzüglich nach den damit verbundenen steuerlichen Folgen fragen. Verlangt der Prüfer gar die Nachanfertigung von Belegen für vergangene Jahre (z.B. durch die Bank), so sollte man davon ausgehen, daß er einen Anfangsverdacht hat.
• Strafermittlung: Bei Beginn einer strafrechtlich relevanten Ermittlung ist der Steuerpflichtige auf sein Zeugnisverweigerungsrecht hinzuweisen und dieser Hinweis aktenkundig zu machen. Unterläßt der Prüfer dies, so besteht für alle erhobenen Tatsachen ein Verwertungsverbot. Nach der (allerdings umstrittenen) herrschenden Meinung folgt diesem strafrechtlichen Verwertungsverbot auch ein steuerrechtliches Verwertungsverbot!
• Plötzlichkeit: Unerwartete Unterbrechungen der Außenprüfung oder deren vorläufige Beendigung ohne eine Abschlußbesprechung sind ein sicheres Indiz, daß der Prüfer Anweisungen für eine Strafverfolgung einholt.

Sollten Strafermittlungen bei Ihnen durchgeführt werden, so finden Sie einen Notfallplan im Stichwort "Strafvorschriften" im Lexikon für Rechnungswesen und Controlling, den Sie möglicherweise ausgedruckt zu Hand haben sollten. Bedenken Sie, daß schon die Denunziation eines fristrierten Entlassenen solche Ermittlungshandlungen auslösen kann - diese Ratschläge also nicht nur als Hilfe für Täter, sondern auch als Abwehr für potentielle Opfer übler Nachrede gedacht sind.

Links zum Thema: Auf dem Weg zur virtuellen Steuerprüfung per Suchmaschine (interner Link) Betriebsprüfung Finanzamt im Gründerlexikon nachschlagen (externer Link)

Hinweise auf relevante Inhalte der BWL CD: [Lexikon]: "Außenprüfung, steuerliche", "Bußgeldvorschriften im Zusammenhang mit der Rechnungslegung", "Prüfungsbericht", "Wirtschaftsprüfer", "Strafvorschriften". [Manuskripte]: "AO Skript.pdf", "Steuerrecht.pdf", "USt.pdf". [Excel]: Viele Inhalte zu Detailproblemen der Bilanzierung.
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